Cómo redactar correctamente un correo electrónico

Los correos electrónicos formales siguen algunas pautas sencillas que pueden determinar el éxito de su mensaje. Al enviar una comunicación importante por correo electrónico, es clave asegurarse de utilizar un tono y formato profesional. Entonces, si necesitas escribir un email formal para fines personales, académicos o profesionales, podría resultarte útil revisar el enfoque adecuado para escribir uno. Así que, veamos cómo redactar correctamente un correo electrónico.

Un mensaje profesional y oportuno

Con el tiempo, es posible que te sientas lo suficientemente cómodo con tus colegas o compañeros de clase como para enviar correos electrónicos más informales. Esto depende de tus relaciones con ellos y de la industria, campo o cultura de la empresa. Pero en la mayoría de los casos, los mensajes enviados a nuevas conexiones, superiores e individuos fuera de tu organización, son emails formales.

Entonces, el formato de correo electrónico formal es una estructura consistente que encontrarás en casi todos los emails formales que envías y recibes. Aunque puede haber pequeñas variaciones de un mensaje a otro, el formato formal estándar incluye estos elementos: línea de asunto, saludo, cuerpo, clausura y firma. Además de:

Escribe una línea de asunto directa

Una línea de asunto sólida capta la atención del destinatario y le hace querer leer más. Para un correo electrónico formal, una línea de asunto indica con precisión el tema del mensaje y cualquier detalle relevante como fechas, horas o necesidades.

Saludar y dirigirse a los destinatarios

Ahora, comienza tu correo dirigiéndote a los destinatarios correctamente. Si te diriges a una sola persona, utiliza su nombre completo o su apellido con el honorífico apropiado. Si envías un mensaje a un grupo de personas, utiliza un saludo como «Estimado equipo”. Dado que un tono profesional es clave para cualquier correo electrónico formal, limítate a los saludos profesionales.

Deja tu punto claro y sé conciso

En el párrafo inicial de tu mensaje, indica claramente tu propósito. Además, concéntrate en un tema en cada email. Al hacer esto, reduces la probabilidad de que se produzca un malentendido por parte del destinatario.

Mantén un tono profesional y termina con un cierre profesional

Por otro lado, utiliza en todo momento un tono profesional. Evita el lenguaje casual, las oraciones continuas y la gramática no estándar. Y, así como comenzó tu mensaje con un saludo profesional, finaliza con un cierre profesional. Junto a esto, sigue el cierre con tu firma profesional.

Lo que no debes incluir

Finalmente, cuando escribas un email formal, evita cualquier lenguaje o terminología potencialmente confusa, como la jerga de la industria, y más, si el destinatario no se encuentra en tu campo de trabajo. Incluso, otras cosas que se deben evitar incluyen las siguientes: apodos, saludos informales, emojis, fraseo indirecto, jergas, información confidencial como contraseñas y números de cuenta.

Y por supuesto, evita errores ortográficos y gramaticales. Para ello, es tan importante revisar cada mensaje antes de enviarlo, recuerda, un simple error tipográfico puede socavar tu mensaje.

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