G Suite es el conjunto de aplicaciones inteligentes desarrolladas por Google. Anteriormente era conocido como Google Apps, pero cambió de nombre a finales de 2016. Google Workspace abarca mucho más que el correo electrónico, ya que engloba diversas aplicaciones y funcionalidades de gran utilidad. De hecho, es posible que ya esté utilizando o tenga familiaridad con algunas de estas herramientas.
Las ventajas de Google Workspace
Litmus reporta que Gmail lidera como el cliente de correo electrónico más popular, con una notable participación del 25% en el mercado según las tasas de apertura. Este dato no sorprende, considerando que Gmail ha estado en el escenario desde 2004 y actualmente alberga a más de 1,200 millones de usuarios. Una de las cualidades destacadas de Google Workspace es que brinda una versión mejorada y libre de anuncios del cliente de correo electrónico en línea que es probable que ya esté utilizando.
Google Workspace, en esencia, posibilita a sus empleados tener sus propias cuentas de Gmail con direcciones de correo electrónico que utilizan el dominio de su empresa. Siendo una empresa pequeña con uno o dos usuarios, podría ser viable recurrir a cuentas de Gmail gratuitas junto con algunas reglas de alias y reenvío.
No obstante, cuando la plantilla crece con dos o tres empleados adicionales, se vuelve evidente la necesidad de cuentas separadas que puedan ser gestionadas de manera independiente.
Google Calendar
Una de las ventajas más notables de utilizar Google Calendar en el marco de Google Workspace es su capacidad para crear varios calendarios que pueden ser accedidos por todos los integrantes de su empresa (o incluso por un grupo específico de usuarios). Por ejemplo, podría surgir la necesidad de un calendario grupal para eventos como las vacaciones del equipo o las reuniones regulares. La posibilidad de mantener a todos sus empleados interconectados en la misma plataforma organizativa simplifica tareas de esta naturaleza, en comparación con la versión gratuita.
Google Drive
Google Drive proporciona un espacio seguro para el almacenamiento, acceso y compartición de sus archivos. Una vez que sus archivos están en Google Drive, puede acceder a ellos de manera conveniente desde cualquier dispositivo. El plan Básico de Google Workspace otorga 30 GB de almacenamiento a cada empleado. Por otro lado, las ediciones Business, Enterprise y Teams de Google Workspace brindan almacenamiento ilimitado, asegurando que siempre disponga de suficiente espacio para sus archivos. Es importante destacar que, en equipos con menos de 5 usuarios, la asignación es de 1 TB por usuario.
Si aún no ha experimentado Google Drive, es digno de mención que una de sus características más notables es su asombrosa capacidad de búsqueda. Esto no debería sorprender demasiado, considerando que Google también es el motor de búsqueda más grande del mundo. ¿Sabía que puede realizar búsquedas basadas en el contenido de un documento, sin importar el nombre del archivo? Esta funcionalidad resulta sumamente práctica, ya que le permite localizar fácilmente lo que necesita, incluso en situaciones de cierta desorganización.
Optar por la versión de pago de Google Drive le proporciona el doble de almacenamiento en comparación con la versión gratuita, además de brindar soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, controles avanzados de compartición e informes detallados.
Google Docs y Google Sheets
Google Docs y Google Sheets son herramientas prácticamente autoexplicativas, y nuevamente, son recursos que forman parte de nuestra rutina diaria. Incluso es posible importar documentos de Google Docs a WordPress. Estas herramientas le permiten generar y modificar documentos de texto y hojas de cálculo directamente desde su navegador. Importar sus documentos posibilita que sean editable al instante, incluyendo formatos como Microsoft Word, Excel y archivos PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, .xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de febrero de 2018, incluso puede colaborar y realizar comentarios en archivos de Microsoft Office sin necesidad de convertirlos automáticamente al formato de Google.
Además, tiene la opción de exportar en formatos comunes de terceros.
Esto simplifica la colaboración con otros individuos o empresas, así como el envío y recepción de archivos, sin requerir la instalación ni la compra de software adicional.
Tareas más frecuentes de Google Docs y Google Sheets:
- Recibir retroalimentación y comentarios de los miembros de equipo sobre nuevo contenido del sitio web.
- Trabajar con blogueros invitados sobre el contenido para nuestro blog.
- Enviar contenido a otros cuando escriben en sitios de terceros. Nunca hemos tenido a nadie, en los últimos años, solicitando un documento de Word, todos siempre piden un documento de Google. ¿Por qué? Porque es súper simple y fácil de usar.
- Procesar datos de hojas de cálculo de exportaciones de Ahrefs.
- Ejecutar cifras financieras rápidas.
- Hacer seguimiento de los presupuestos PPC (Pago Por Clic) y las variaciones de las copias de publicidad online.
- Analizar los cambios CTR (porcentaje de clics) en lo que respecta a SERPs (página de resultados del buscador).
- Escribir contenido para patrocinios pagados (WordCamps).
Entre las cualidades más destacadas de Google Docs y Hojas de cálculo se encuentran sus comentarios en tiempo real y la posibilidad de contar con versiones ilimitadas. Las iteraciones previas se conservan de manera perpetua y no consumen su espacio de almacenamiento. Esta característica simplifica enormemente el seguimiento de modificaciones realizadas en un documento o la reversión de errores. Adicionalmente, compartir documentos con colegas de trabajo u otras personas resulta asombrosamente sencillo.
Google Keep
Google Keep parece ser uno de esos tesoros escondidos que a menudo pasan desapercibidos. Si busca una alternativa sencilla a Evernote, ¡Google Keep es excelente! Esta pequeña pero poderosa herramienta ofrece un valor significativo, independientemente de si está utilizando Google Workspace o no. Al ser un producto de Google, se integra perfectamente en el ecosistema de Google.
Puede ser una forma práctica de mantener organizadas las preguntas frecuentes que recibe de sus clientes en un solo lugar. Generar listas de tareas, tomar notas y configurar recordatorios para mantenerse al tanto de sus pendientes se vuelve sencillo. La sincronización entre dispositivos asegura que siempre tenga acceso a la información importante. Compartir contenido con su equipo es un proceso fluido, y cuando las tareas estén completas, puede archivarlas. Además, es importante resaltar que Google Search funciona en perfecta armonía con esta herramienta.
Google Workspace Admin Console
La plataforma de administración de Google Workspace ofrece a los propietarios de negocios una manera conveniente de gestionar todos los aspectos desde un único punto central. Recientemente ha experimentado una actualización significativa, superando ampliamente su versión previa bajo el nombre de Google Apps.
Dentro de esta consola, puede llevar a cabo diversas tareas, como agregar nuevos usuarios y grupos, administrar dispositivos, ajustar configuraciones de seguridad (como la autenticación de dos factores) e incluso incorporar nuevos dominios personalizados para la empresa, los cuales pueden ser utilizados con Gmail.
Cabe destacar que la mayoría, si no todas, las funcionalidades de Google Workspace deben ser habilitadas por el administrador para ser utilizadas. Algunas de estas características también solo están disponibles en los planes de mayor nivel. Si una función no está activada y un usuario intenta acceder a ella, se mostrará un mensaje indicando que no está disponible, como se ilustra a continuación.
Google Chat
El reciente lanzamiento de Google Chat en febrero de 2018 representa la más reciente apuesta competitiva de Google. Este recurso se perfila como un entorno de trabajo colaborativo enfocado en el chat, con opciones tanto para conversaciones individuales como para interacciones en grupo.
Su potencial para agilizar las conversaciones se intensifica al interactuar directamente con bots de Google y aplicaciones de terceros que están integrados de manera profunda. Cabe destacar que Google Chat se encuentra disponible de manera gratuita en todos los planes de Google Workspace.
Google Meet
Aunque en Kinsta optamos por las opciones de chat de video proporcionadas por Zoom o Slack, reconocemos que Google Meet también simplifica en gran medida las llamadas y conferencias de video.
Meet se integra por completo con Google Workspace, lo que permite unirse a reuniones directamente desde un evento programado en el Calendario o una invitación de correo electrónico. En caso de utilizar la versión Enterprise de Google Workspace, también se puede aprovechar la funcionalidad de marcado telefónico, lo cual resulta útil cuando las personas se encuentran en tránsito o carecen de acceso a internet.
Google Forms
Es probable que muchos de ustedes ya tengan experiencia previa al completar formularios de Google. Aunque nosotros favorecemos el empleo de otras aplicaciones, especialmente para formularios personalizados en nuestro sitio de WordPress, Google Forms ofrece una opción sorprendentemente rápida y sencilla para recopilar información.
Google Slides
Google Slides es una alternativa a Microsoft PowerPoint. Al igual que con sus otros productos, es posible sacar partido de las colaboraciones y comentarios en tiempo real, así como un historial de versiones ilimitado.
Funciones de Google Workspace Business
También resulta relevante considerar las características adicionales presentes en los planes Business y Enterprise de Google Workspace. Para las empresas de mayor envergadura que dependen ampliamente del correo electrónico, estas opciones pueden contribuir a mitigar algunas de sus inquietudes.
- Cloud Search: ¿Desea elevar las capacidades de búsqueda en Google Workspace a un nuevo nivel? La función de búsqueda en la nube le permite explorar el contenido de Google Workspace en su empresa. Desde Gmail y Drive hasta Google Docs, Sheets, Slides, Calendar y mucho más.
- Vault: Nunca es excesivo contar con múltiples copias de seguridad. Vault le concede la posibilidad de gestionar, retener, buscar y exportar correos electrónicos, contenido almacenado en Google Drive y conversaciones guardadas de su organización. En esencia, puede archivar todos sus datos y establecer políticas de retención.