El uso de Outlook es algo normal y recurrente, donde es posible que necesites enviar el mismo texto una y otra vez. Ya sabes, nuevas ofertas comerciales, respuestas a posibles clientes, informes a los supervisores, entre muchas otras alternativas. Aquí viene lo interesante, porque esta herramienta te ofrece varias opciones, que no solo te ahorrará una cantidad sorprendente de tiempo, sino que también introducirán consistencia y precisión en sus correos electrónicos. Es por ello que hablaremos sobre cómo usar las Quick Parts y el AutoText de Outlook, veamos cómo hacerlo.
¿Qué es Quick Parts?
Es una galería de piezas de contenido reutilizables que se puede insertar rápidamente en tus mensajes de correo electrónico, así como en citas, convocatorias de reuniones, contactos y tareas. O como lo define Microsoft, son bloques de construcción.
Usar las Quick Parts y el AutoText de Outlook
Ahora, por su parte, Quick Parts se introdujeron en Outlook 2007 como un reemplazo más versátil para AutoText de versiones anteriores. Estos fragmentos de contenido predefinido no se limitan solo a texto, pueden incluir imágenes, tablas, gráficos y formatos.
Entonces para crear Quick Parts en Outlook debes:
- Para empezar, escribe el texto deseado y dale el formato que desees y dado el caso, incluye gráficos
- Ahora, cuando tu nuevo contenido esté listo, selecciónalo
- En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, dale clic en Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de elementos rápidos…
- Luego, en el cuadro de diálogo que aparece, especifica algunos atributos. En su mayor parte, solo necesitarás dar un nombre único a tu nuevo bloque de creación y puedes dejar los otros campos en sus valores predeterminados
- Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar para guardar la nueva entrada
- Por último, especifica los atributos de Quick Part y ¡listo!
Con esto, una vez que se crea una parte rápida, puedes acceder a ella y reutilizarla en cualquier momento desde cualquier lugar, incluidos correos electrónicos, convocatorias de reuniones, tareas, etc.
Por otro lado, recuerda dar un buen uso de los Atributos de la herramienta, de esta forma, al especificar los siguientes detalles, puede organizar mejor las piezas rápidas para sus necesidades específicas: nombre, galería, categoría, descripción, guardar en, opciones, insertar solo contenido, insertar en su propio párrafo e insertar contenido en su propia página.
Finalmente, recuerda usar lo que has creado a través de Insertar piezas rápidas presionando F3:
- En un mensaje, escribe el nombre de la parte rápida donde desea que aparezca el contenido
- Luego, presiona F3 y el nombre se reemplaza inmediatamente con el contenido completo, eso es todo
Como puedes ver, una vez tengas la plantilla lista, de forma rápido tendrás un contenido listo, ya lo sabes, no dudes en hacer uso de ello, ¡suerte!