Cómo organizar tu correo electrónico

El correo electrónico es una herramienta eficaz de comunicación personal y empresarial. Aún así, a veces se puede acumular una cantidad abrumadora de mensajes en tu bandeja de entrada, incluso, puedes desconocer funciones que pueden ser muy prácticas en tu día a día.

Es por ello, de la importancia de saber cómo organizar tu correo electrónico de la forma más efectiva posible, veamos cómo hacerlo.

Administra tus mensajes como un profesional

Saber organizar tus emails, puede ayudar a comunicarte mejor con colegas, clientes y otras conexiones profesionales de manera oportuna. Incluso, los empleadores a menudo valoran a los candidatos que pueden usar las funciones del software de correo electrónico para filtrar, categorizar y clasificar sus mensajes para prácticas de comunicación más eficientes:

Ordena tus emails en carpetas

Para empezar, cuando puedes clasificar y priorizar los emails, puedes mejorar la rapidez con la que respondes a los mensajes más importantes.

Por ejemplo, si creas un sistema de clasificación que coloca todos tus mensajes de respuesta obligatoria en una carpeta, puedes concentrarte solo en revisar esa carpeta y reducir las distracciones de los mensajes no urgentes.

Además, recuerda que ser capaz de comunicarse de manera eficiente, muestra tus habilidades de gestión del tiempo y el respeto por el tiempo de las personas.

Crea una lista de tareas

Ahora, si recibes emails con llamados a la acción, puedes usar la organización de correo electrónico para crear una lista de tareas pendientes a partir de estos mensajes. Luego, puedes ver cuántas tareas tienes y estimar cuánto tiempo llevará completarlas todas. Esto te permite dedicar cantidades específicas de tiempo a cada tarea, ayudándote a planificar tu día.

Usa etiquetas y carpetas para facilitar la búsqueda

El uso de etiquetas, filtros y carpetas, puede ayudarte a buscar mensajes más rápido. Por ejemplo, si usas etiquetas de cliente, puedes buscar fácilmente solo los mensajes que tienen una determinada etiqueta de cliente.

Esto puede reducir el tiempo que dedicas a buscar correos electrónicos importantes, incluidos los que ya respondiste, los que aún tienes que responder y los que ya están archivados.

Elimina los correos no importantes

Ocultar las conversaciones no importantes en un correo es posible, para ello, puedes silenciar la conversación para que las respuestas se salten automáticamente la bandeja de entrada y se vayan directamente al archivo. Al igual que es importante que elimines frecuentemente el spam y des espacio a lo realmente importante.

Prueba la función de clasificación automática

También puedes hacer que los emails se transfieran automáticamente a carpetas específicas según ciertos criterios. Puedes crear filtros y reglas de enrutamiento automático, que son órdenes que le das al proveedor de email para mover un mensaje a una ubicación determinada, asignando ciertas carpetas a mensajes que contienen palabras clave específicas en la línea de asunto o son de ciertos remitentes.

Finalmente, una vez que este sistema esté en su lugar, un correo electrónico entrante que contenga las palabras clave o sea de ese remitente aparecerá automáticamente en la carpeta correcta en lugar de tu bandeja de entrada genera.